Schwierig ist nicht das Ausdenken, sondern das Entscheiden. Das ist die Reihenfolge, in der ihr entscheidet, damit der Rest sich von selbst ergibt.
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Die meisten fangen bei der Aktivität an. Das ist genau das falsche Ende: eine Aktivität wählen, ohne Budget, Gruppengröße und Termin zu kennen, führt geradewegs in einen Gruppenchat mit vierzig ungelesenen Nachrichten.
Fangt bei den harten Grenzen an. Zuerst der Termin und wer sicher dabei ist — das legt die Gruppengröße fest. Dann das Budget pro Person, denn das streicht sofort drei Viertel der Möglichkeiten. Erst dann die Aktivität, und ganz zum Schluss die Logistik drumherum.
Haltet diese Reihenfolge ein, und es ist ein Abend Arbeit. Dreht sie um, und es sind Wochen.
Fragt vorher, was die Leute ausgeben wollen, und plant mit dem niedrigsten Betrag, den ihr hört. Eine Person, die wegen der Kosten abspringt, kostet mehr Stimmung, als eine teurere Aktivität einbringt.
Ein Tag aus fünf einzelnen Blöcken hat vier Momente, in denen die Energie wegsackt: die Übergänge. Wählt eine Sache, die den ganzen Nachmittag läuft, und hängt den Rest daran.
Legt fest, wo der Tag endet, und sagt es vorher. Dann muss unterwegs niemand telefonieren, und die Gruppe findet von allein zusammen.
Vier bis sechs Wochen reichen für einen Tag in der Nähe. Nur ein Wochenende weg oder etwas mit Wartelisten braucht länger.
Über fünfzehn werden Essen und Anreise zum Engpass, nicht die Aktivität. Wählt bei großen Gruppen etwas, das in kleinere Teams zerfällt.
Sagt, welche Kleidung und Schuhe nötig sind und wann Schluss ist. Der Rest darf Überraschung bleiben — das erspart hinterher viel Gemecker über nasse Füße.
Wählt etwas, das nicht vom Wetter abhängt oder das ihr pausieren könnt. Alles, wofür man zu einer festen Zeit an einem festen Ort sein muss, ist am anfälligsten.
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